Sistemas integrales (GRP - Government Resource Planning)

Luis Esteva Maraboto

Estudios sobre la utilización de la computadora indican que el desarrollo, implantación y mantenimiento de aplicaciones administrativas en los gobiernos absorben recursos muy grandes de tiempo y presupuesto. En México se han identificado más de 225 aplicaciones administrativas desarrolladas para las áreas de recursos materiales, finanzas y recursos humanos de las diferentes entidades del gobierno federal, cuya implementación y mantenimiento consumen aproximadamente el 85% del presupuesto dedicado a las áreas de informática y telecomunicaciones. Sin embargo, aunque estas aplicaciones administrativas deben existir para crear una sólida estructura operacional, no aportan valor agregado a las funciones sustantivas de la organización. Las aplicaciones sustantivas, en cambio, reciben solamente un 15% del presupuesto.

 

Por otra parte, estas aplicaciones administrativas responden en todas las entidades a la misma normatividad y tienen requerimientos muy similares , por lo que gastar recursos presupuestales en su mantenimiento es ineficiente.

 

El programa de Government Resource Planning responde a esta problemática porque tiene como objetivo crear un modelo operativo que integre las aplicaciones administrativas más comunes en concordancia con las normativas. Se trata de una solución única para los diferentes niveles de gobierno. Estas aplicaciones utilizan estándares muy elevados, criterios de desarrollo sólidos, y proporcionan la funcionalidad requerida para internet. De esta manera, podemos estar seguros de contar con aplicaciones que contribuyan a los procesos de mejora continua, que permiten tomar decisiones rápidas y acertadas, agilizan los trámites requeridos por la ciudadanía y facilitan la presentación de la información.

 

El programa establece, también, estándares claros y concretos para la creación y adquisición de sistemas informáticos integrales y para reducir costos de licenciamiento e implantación de sistemas al replicar las experiencias de éxito logradas en anteriores casos. Al mismo tiempo, se logra homologar software y metodologías de implantación de soluciones que al final ofrece la posibilidad de incrementar la oferta de soluciones disponibles en el mercado.

 

Bajo este enfoque, se pueden definir procesos que son estándar en toda la administración pública federal, como el manejo del presupuesto, de inventarios, de nóminas o de adquisiciones de bienes y servicios, ya que todos ellos están normados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de la que reciben recursos presupuestales, las plazas del personal o los códigos de materiales para los inventarios. De este modo, los procesos pueden ser estandarizados y homologados por la SHCP para tener la seguridad de que cumplen con la normatividad establecida, produciendo un manejo igual en todas las entidades y reduciendo las posibilidades de corrupción o ineficiencia.

• La adquisición. Si logramos estandarizar los procesos, la definición de requerimientos será siempre la misma, lo que permitirá, además, estandarizar los “términos de referencia” para la adquisición de los sistemas, sea a través de paquetes existentes en el mercado o de desarrollos individuales. De esta manera, el trabajo para adquirir la solución informática no solamente se minimiza, sino que se acota con parámetros más conocidos, lo que ahorra riesgos en la compra e implantación. La homologación de los “términos de referencia” simplificará el trabajo previo a la licitación y permitirá a los proveedores presentar soluciones más completas, probadas y a menores precios.
• Estandarizar la implantación. El siguiente paso consiste en estandarizar los procedimientos de implantación. Es evidente que las entidades que tienen representaciones en todo el país requieren procesos de implantación, capacitación y administración del cambio que, siendo muy similares entre ellas, plantean retos muy grandes de coordinación y evaluación. Desarrollar y homologar metodologías aplicables a todas las oficinas involucradas traerá como beneficio la seguridad de que las aplicaciones funcionarán eficientemente en cualquier lugar del país, no importando su ubicación en relación a los centros urbanos.

Finalmente, los métodos para hacer disponibles las aplicaciones a los usuarios pueden ser muy variados:

• Operar las aplicaciones en los servidores de la misma entidad, que es el método más usual.
• Existe la posibilidad de presentarlas al usuario en forma de outsourcing, donde el proveedor se encarga no sólo de entregar las aplicaciones y su implantación en el territorio nacional, sino también proporciona la infraestructura de servidores, bases de datos y redes en las que el sistema opera. El usuario puede dedicarse más a su especialidad, en vez de preocuparse por los problemas de informática, crecimiento de infraestructura o actualización de versiones.
• Otra alternativa es la creación de “centros de procesamiento de aplicaciones” en los que una misma infraestructura informática puede proporcionar el servicio a varias entidades.

Un portal GRP para el gobierno

 

Para llevar a cabo este enfoque integral, se sugiere la creación de un portal GRP del gobierno federal, en el que se hagan del conocimiento de las entidades las características del programa y la forma de integrarse a este esfuerzo. Las actividades que se deben desarrollar son: la homologación de los “términos de referencia” para las licitaciones, así como la creación de las reglas de homologación para el software disponible en el mercado, asegurando que solamente el software homologado podrá ser presentado como solución para las entidades de gobierno. Para hacerlo más efectivo se requiere crear comités de apoyo al proceso de licitación que ayuden a simplificar y controlar el proceso licitatorio para mejorar los resultados de la adquisición.

 

Para apoyar a las entidades de menor tamaño es conveniente crear un cuerpo consultivo de asesoría que sea experto en aplicaciones de gobierno, que facilite el proceso de adquisición e implantación a través de la aplicación de métodos de trabajo probados. Este mismo cuerpo consultivo proporcionará guías y metodologías efectivas para apoyar el mantenimiento de las aplicaciones en negociaciones subsecuentes.

 

Es muy importante contar con un directorio de las entidades que han transitado por este proceso para establecer un apoyo sólido y experimentado, y para evitar los problemas a los que ellos se enfrentaron.

 

Por último, los resultados de esta metodología deben ser evaluados a conciencia para detectar y corregir los problemas tan pronto como sea posible. Se deben evaluar los resultados de la homologación, así como la calidad de los métodos de implantación utilizados, el compromiso y calidad de los diferentes proveedores involucrados y los problemas asociados a la capacitación, administración del cambio y migración de bases de datos. Este análisis nos permitirá seleccionar mejor las soluciones y proveedores para las licitaciones y tener criterios de decisión para que la adquisición no se base solamente en el aspecto económico, sino en la calidad de la solución que se adquirirá.

 

El programa Government Resource Planning es, indudablemente, una aportación para el uso más adecuado de los recursos del gobierno. Permite usar el presupuesto de informática en aplicaciones sustantivas incrementando el valor agregado y haciendo más eficientes a las entidades de gobierno.

 

Luis Esteva Maraboto es ingeniero químico, actualmente está a cargo del proyecto GRP en la Comisión Nacional del Agua.

Fuente: Esteva Maraboto, Luis, "Sistemas integrales (GRP - Government Resource Planning)", en Política Digital. URL: http://www.politicadigital.com.mx/?P=leernota&Article=2150&c=9